För små och medelstora e-handelsföretag är det avgörande att ha struktur, automatisering och kontroll – samtidigt som man vill kunna skala upp utan att byta system varje år. Det är där affärssystem kommer in i bilden. Men att hitta rätt är inte alltid enkelt. Det finns många alternativ, från lätta molnbaserade lösningar till mer omfattande ERP-system med avancerad funktionalitet.
Här går vi igenom vad du bör tänka på, vilka funktioner som är viktigast – och vilka system som idag anses bäst lämpade för e-handlare som vill växa hållbart och effektivt.
Innehåll
Exempel på starka lösningar – anpassade för svenska e-handlare
Här är några affärssystem som är populära bland små och medelstora e-handelsföretag i Sverige:
iFenix från Genesis IT
Ett komplett, molnbaserat affärssystem för e-handel som är utvecklat med fokus på just handel. Systemet hanterar allt från order och lager till ekonomi, kundtjänst och logistik i en enda plattform.
iFenix sticker ut genom att vara både kraftfullt och anpassat för svenska lagar, fraktlösningar och betalsätt – och passar företag som växer och vill ha full kontroll utan att behöva hantera mängder av olika system.
Specter
Ett molnbaserat system som riktar sig till detaljhandel och e-handel. Har bra integrationer till olika e-handelsplattformar och stöd för POS om du även har fysisk butik.
Visma.net
Ett mer avancerat system för företag som redan vuxit ur de enklare lösningarna. Starkt på ekonomisidan, men kräver ofta mer tid och budget vid implementation.
Fortnox (med tillägg)
Inte ett fullvärdigt affärssystem i sig, men med moduler och tredjepartstjänster kan Fortnox bli en kraftfull lösning för små e-handlare. Enkel att komma igång med, men kan bli begränsande på sikt.
Varför behöver e-handlare ett?
Ett affärssystem (eller ERP – Enterprise Resource Planning) är ett digitalt verktyg som knyter ihop olika delar av verksamheten: ekonomi, lager, kunddata, orderflöden, logistik och rapportering. För en e-handel kan det innebära enorma tidsbesparingar och bättre kontroll.
Fördelarna med ett affärssystem:
- Automatiserade orderflöden från webbshop till lager och fakturering
- Realtidsdata om försäljning, marginaler och lagersaldo
- Integration med fraktlösningar, betalplattformar och bokföringsprogram
- Minskad risk för fel vid manuell hantering
- Bättre beslutsunderlag för tillväxt
Kort sagt: ju mer du växer, desto viktigare blir det att ha ett system som håller ihop verksamheten – utan att du tappar fart eller överblick.
Vad ska ett affärssystem kunna för e-handel?
När du jämför affärssystem för e-handel bör du titta på några särskilt viktiga funktioner:
- Integrationer med din webbshop
Systemet bör ha färdiga kopplingar till plattformar som Shopify, WooCommerce, Magento eller egenbyggda lösningar. Integrationen ska vara stabil och säker – helst med automatisk synkning av produkter, ordrar och kunddata.
- Lagerhantering i realtid
För e-handlare är lagersaldo, plocklogik och returhantering centralt. Ett bra affärssystem ger dig full koll, även om du har flera lager eller dropshipping.
- Smidig ekonomi och fakturering
Systemet bör hantera moms, valutor, kundreskontra och fakturor – gärna med direktkoppling till bokföringsprogram som Fortnox eller Visma.
- Kund- och orderhistorik
Att kunna följa en kunds köpresa och skapa kampanjer, återköpsstrategier eller supportärenden direkt i systemet är en stor fördel.
- Skalbarhet och support
Ett mindre företag behöver ett system som är lätt att använda idag – men som också kan växa med verksamheten. Se till att supporten är svensk, snabb och tillgänglig.
Tips innan du väljer system
Innan du bestämmer dig, fundera på dessa frågor:
- Hur många ordrar hanterar du per dag – och hur många om ett år?
- Har du fysisk butik, lager på annan ort eller internationell försäljning?
- Behöver du koppling till särskilda logistik- eller betallösningar?
- Hur mycket vill du (och kan du) automatisera redan nu?
Att välja affärssystem är ett stort beslut – men det blir mycket enklare om du delar upp det i konkreta steg. Här är fem saker du bör göra innan du bestämmer dig:
- Räkna på volym – nu och om ett år
Hur många ordrar hanterar du i snitt per dag, vecka eller månad?
Om du bara har några få ordrar nu men räknar med att växa snabbt, behöver du ett system som klarar större volymer automatiskt – utan att bli rörigt eller dyrt.
- Kartlägg dina försäljningskanaler
Säljer du bara online, eller har du även fysisk butik, popup eller marknadsförsäljning?
Ditt affärssystem bör kunna hantera flera kanaler – och gärna kopplas till din webbshop (t.ex. Shopify, WooCommerce) eller kassasystem.
- Gör en lista på “måste ha”-integrationer
Vilka logistiklösningar, betalplattformar och bokföringssystem använder du idag?
Exempel: Klarna, PostNord, Fortnox, Unifaun. Ditt affärssystem bör ha färdiga kopplingar till dessa – annars blir det dyrt och krångligt.
- Bestäm din automationsnivå
Hur mycket av ditt dagliga arbete vill du automatisera?
Vill du att ordrar, fakturor och frakt sköts helt automatiskt? Eller föredrar du viss manuell kontroll? Välj ett system som matchar ditt arbetssätt – och gärna kan växlas upp i takt med att du växer.
- Testa innan du bestämmer dig
Be om en demo – och testa med dina egna produkter eller orderflöden.
Fråga också efter referenser från liknande företag. Och våga ställ krav på onboarding, utbildning och support – särskilt om du inte har tidigare erfarenhet av affärssystem.
Testa gärna en demo, be om referenser från liknande företag och våga ställa krav på tydlig onboarding och support.
Testet har genomförts genom att ställa produkternas specifikationer, innehåll och funktioner mot varandra i syfte av att få fram den bästa. I vissa fall har vi även testat den fysiska produkterna om detta anses vara relevant.
